Zkoušeli jste delegovat práci, ale nějak to drhlo? Raději jste se vrátili k tomu udělám si to sám, než někoho zaučovat? Možná jste si s asistentkou lidsky nesedli. Možná nebyla pro danou práci vhodná. Možná jste nedokázali specifikovat přesně zadání… Existuje spousta důvodů, proč delegování nefunguje. Některé doladíte za pochodu, jiné je potřeba vyřešit dřív, než se do spolupráce s asistentkou pustíte. Víte, jaké 2 věci musíte zvládnout předtím, než se rozhodnete práci delegovat?
1. Překonat ,,nikdo to neudělá tak, jako já“
Ano, vaši práci opravdu nikdo neudělá přesně tak, jako vy. Nebude pravděpodobně používat stejné postupy, stejná řešení. Ale to přeci neznamená, že ji udělá špatně 🙂 Naopak. Může se stát, že asistentka danou činnost zvládne i lépe než vy. Jen používá k dosažení výsledku jiné způsoby.
Překonat tenhle blok je jedna z nejzásadnějších věcí (a možná také nejtěžších), které musíte zvládnout. Vím, že je to těžké a nejde to hned. Možná budete potřebovat pomoc od kouče. Ta investice (finanční i časová) za to ale stojí.
Až to zvládnete, ohromně se vám uleví. Budete schopni dát lidem v týmu důvěru. Otevřete se možnosti, že jejich způsob práce může být i efektivnější než ten váš. A nebude vás to štvát. Naopak, pochopíte, jak vám pomáhají rozvíjet business. Dokud ale toto nastavení mysli nepřekonáte, nemůže delegování fungovat.
2. Nastavit procesy
Má-li vaše asistentka vykonávat svou práci dobře, je nezbytné, aby se s ní důkladně seznámila. Jasné a podrobné zadání je klíčem k úspěšné spolupráci. Vaše pravá ruka musí přesně vědět, co a jak od ní potřebujete.
Co to pro vás znamená? Nastavte si procesy činností, které v podnikání děláte a chcete delegovat. Krok po kroku si sepište, jak postupujete. Nevynechejte opravdu nic, i kdyby se jednalo o (pro vás) drobnosti a „nepodstatné věci“. Můžete k tomu vytvořit různé check-listy, e-mailové šablony pro odpovídání na nabídky, poptávky, mustr pro nábor nových zaměstnanců aj.
Myslete přitom na to, že proces musí být popsán tak srozumitelně, aby podle něj asistentka dokázala pracovat co nejvíc samostatně. Postup práce můžete uložit do složky na cloudu, nebo využít některou z aplikací (třeba Freelo). Důležité je, aby do něho asistentka mohla kdykoli nahlédnout a nemusela vám o něj psát.
Ještě jedna věc je zásadní (ale dá se řešit už za běhu). Zaškolení své asistentky považujte za investici, nikoli za ztrátu času. Proč? Protože čas, který do toho vložíte, se vám mockrát vrátí. Píšu o tom tady.
